İŞLETMELER İÇİN “SWOT ANALİZİ” OLMAZSA OLMAZ!

İşletmeler açısından mevcut durumunu ve gelecekteki konumunu belirlemeleri için uygulanması gereken bir tekniktir.

İşletmelerde SWOT analizi ile,  güçlü ve zayıf yönlerini belirlerken gelecekte önüne çıkabilecek fırsat ve tehlikeleri önceden fark etme olanağı bulur.

SWOT; İngilizce’ deki Strengths (güçlü yönler), Weakness (zayıf yönler), Opportunities (fırsatlar), Threats (tehditler) sözcüklerinin baş harflerinden üretilmiştir.

SWOT analiz yöntemi, işletmenin güçlü ve zayıf yönleri açısından ele alındığında işletmenin “İç Çevre Analizi”,  fırsat ve tehditler olarak bakıldığında da işletmenin “Dış Çevre Analizi” olarak nitelendirebiliriz.

SWOT ANALİZİ;

  • İç Çevre Analizi
    • Güçlü yönler
    • Zayıf Yönler
  • Dış Çevre Analizi
    • Fırsatlar
    • Tehditler

İç çevre analizlerinden olan güçlü yönler; diğer işletmelere kıyasla  daha üstün yetenekleri ve varlıklarından oluşmaktadır. İşletme bu üstün yeteneklerini belirlemeleri bunları öncelikli olarak korumalı genişletmeli ve bu bilincine varması gerektiğini bilmesi gerekmektedir. İşetmelerin güçlü yönleri arasında; sahip olduğu özel anlaşmalar, ürünlerinin patentleri, ticari markaları, pazar payı, araştırma ve geliştirme faaliyetlerindeki üstünlüğü, uzman ekip kadrosu ve piyasadaki rekabet üstünlüğü gibi birçok işletme için avantajları sayabiliriz. İşletmelerin öncelikli olarak güçlü yönlerini belirleyip kuvvetlendirmesi gerekmektedir. Bunun için aşağıdaki gibi işletmenin güçlü yönlerini ortaya çıkaracak soruları sorup cevaplandırmamız gerekir.

İşletmeler SWOT analizindeki güçlü yönlerini belirlerken kendilerine;

  • En iyi yaptığımız işler nelerdir?
  • Diğer firmalara göre avantajlarımız nelerdir?
  • Kaynaklarımızı doğru kullanıyor muyuz?
  • Rakip firmaları iyi analiz ediyor muyuz?
  • Rakip firmalara göre neden tercih ediliyoruz?

İç çevre analizlerinden olan zayıf yönler; rakip firmalarına oranla işletmenin kaynak ve yeteneklerinin yetersiz olduğu durumlardır.

İşletmeler gelecek açısından stratejiler geliştirirken öncelikle güçlü yönlerini ön plana çıkarmalıdır.

“İşletmelerde stratejiler zayıflıklar üzerine kurulmaz.”

İşletme eğer kendisinde zayıf bir yön belirlemiş ise aksiyon alarak mutlaka bunu gidermesi gerekmektedir. Bu tür zayıf yönleri gidermek ve önüne geçmek için kendisinden daha profesyonel çalışan diğer firmaları incelemeleri onların  nasıl uygulamalar yaparak hangi yolu izlediklerini öğrenmeleri şarttır. Aksi takdirde zamanla kendi mevcut durumunu koruyamaz hale gelir.

İşletme içindeki maddi varlıklar nedeniyle oluşan zayıf yönleri gidermek için yatırım olanakları oluşturulması ve para akışını sağlayan uzman kadro ile çalışmalıdır. Gerektiğinde dış kaynaklardan destek almalıdır. Zayıf yönleri işletmenin eğer yetenekler kısmında ise sürekli eğitim ile iyileştirilip giderilmesi gerekir.

İşletmenin zayıf yönlerini tespit etmekte kullanabileceğimiz soruları sorup cevaplandırabiliriz.

İşletmeler SWOT analizindeki zayıf yönlerini belirlerken kendilerine;

  • Kötü yaptığımız işler (ürün, hizmet vb.) nelerdir?
  • Yetersiz kaldığımız (mali durum, pazar deneyimsizliği, personel vb.) durumlar neler?
  • İşletme içinde ve dışındaki hatalarımız neler?

 

Dış çevre analizlerinden olan fırsatlar; işletmelerin çevresinde oluşabilecek fırsatları önceden tahmin etmekle birlikte doğru strateji ile de bu fırsatları kendi avantajına dönüştürebilir. İşletmeler önüne çıkabilecek fırsatları doğru zamanlama ile kullanarak varlıklarına ve yeteneklerine katkı sağlayabilirler.

Müşterilerinin ihtiyaçlarını karşılayamayan diğer firmaların aksine müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamakla, gerek ihtiyaca göre gerekse stratejik iş ortaklığı ile pazar hacmini büyüterek ve teknolojiği doğru kullanarak işletmelerin avantajında fırsata çevirmeliler.

“İşletmeler diğer firmaları, teknolojiği, müşterileri ve piyasayı ne kadar çok gözlemler ise fırsatları yakalama olanağı o kadar büyük olur.”

Dış çevre analizlerinden olan tehditler; İşletme çevresinde dış etmenlerden oluşabilen olumsuz sonuçlar ve ya beklenmeyen sonuçlar ile firmalar karşılaşabilir. Bu tür tehditlerin en büyük nedeni işletme tarafından ön görülmemesidir. Firma eğer dış çevreyi doğru analiz edemez ise tehditler ile karşılaşma olasılığı çok yüksek olur.

Oluşabilecek tehditlere karşı başta firma sahipleri olmak üzere tüm yöneticilerin risk analizleri yapıp önlemler alması gerekmektedir.

Mali kriz, müşterileri rakip firmalara kaptırma, personel kaybı gibi işletmeyi olumsuz yönde etkileyecek durumlar örgüt için tehdit unsurlarıdır.

İşletmeler açısından fırsatlar ne kadar çok karşısına çıkabilecek durum da ise tehditlerle de o kadar oranla karşısına çıkabilir. Bu nedenle her zaman doğru stratejiler ile olası tehditlere karşı önceden yeterli önlemler alması gereklidir.

SWOT analizinin sonucuna göre de önce güçlü olduğu noktaları koruyarak ilerletmeli, sonrasında da zayıf olduğu yönlerini doğru uygulamalarla gidermelidir. Analiz sonucuna göre dış çevreden oluşabilecek fırsat ve tehditlere karşı da hazırlıklarını sürdürmelidir. Analiz sonucunda işletmenin iç ve dış çevre analizleri incelenip bir SWOT matrisi oluşturmalıdır. SWOT matrisi karşılaştırmalar ile oluşur. İşletmenin güçlü yönlerindeki, zayıf yönlerindeki, fırsatlardaki ve tehditlerdeki hazırladıkları sorulara açık ne net cevaplarlarla SWOT matrisi hazırlanmış olmalıdır.

İşletme SWOT sayesinde organizasyonun mevcut durumu belirlemiş ve gelecek durumu için yeni stratejiler hazırlanmış olur. Bu analiz yöntemi belirli zamanlarda tekrarlanarak sürekli kendisini iyileştirmeli ve güncellemelidir.

MOTİVASYON ZİNCİRİ…

Çalışanlar için motivasyon, mutluluğun ve başarının anahtarıdır. Çalışanın davranış sürecine iş performansına enerji katarak başarının kapısını aralar.

İşveren için motivasyon, performansın arttırılması için insan davranışlarının uyarılarak yönlendirilmesidir.

Gerek üst yönetim gerekse de astların motivasyon unsurlarını incelediğimiz zaman bir çok unsurun aynı olduğunu görmemek içten bile değil.

Örneğin;

Çalışan Motivasyon Unsurları;

  • İş tatmini
  • Övgü, takdir
  • Önemlilik
  • Eşitlik, şeffaflık
  • Saygınlık (iş ve özel yaşam)
  • Öneri ve fikirler
  • Kişisel gelişim
  • Terfi
  • Gelecek kaygısı

Üst Yönetim Motivasyon Unsurları;

  • İş tatmini
  • Övgü, takdir
  • Önemlilik
  • Çalışan performansı
  • Üretim performansı
  • Yıllık hedefler

Motivasyonun temelinde duygular yatar. Aynı zamanda motivasyon “içsel” ve “dışsal” olarak iki şekilde gözlemlenir.

İçsel motivasyonda, çalışan insanların bazıları yaptığı işinden çok memnun olur, büyük haz alır ve bu durumdan dolayı motive olurlar. Kişinin kendi ihtiyaç ve zevkleriyle ilgilidir.

Dışsal motivasyonda ise çalışanların bir bölümü yaptığı başarılı işlerden ötürü ödüllendirilmek isterler. Fakat yapılan işte hatalar olursa bu durumda da cezalandırmaya tabidir. Bir başka deyişle kişinin cezadan kaçmak, ödül almak ya da başkalarını mutlu etme durumudur.

Bir motivasyon döngüsü oluşturdum ve bunun adına “PİM” adını verdim.

PİM;  Performans – İş Tatmini – Motivasyon

Bunlardan biri olmadığı zaman diğerlerini de yakalamak mümkün olmayacaktır!

İlham verme ve motive etme yeteneği olamayan liderlerin en yaygın gözlenen hatalı davranışlarını  J. Zenger  ve J.Folkman, 2010 yılında yayınladıkları “Inspiring Leadership ( İlham verici liderlik)” isimli kitabında 10 başlık altında toplamaktadır;

  • Enerji ve coşkunun olmaması
  • Amacın ve yönün açıklığının sağlanmaması
  • İddialı hedeflerinin belirlenememesi
  • Kişisel gelişim için bir planın olmaması
  • Koçluk yapılmaması
  • Önemli bilgilerin paylaşılmaması
  • Çalışma ve rekabetin önlenememesi
  • Dürüst ve adil davranılmaması
  • Ekip üyelerinin dinlenmemesi
  • Performans geribildiriminin verilmemesi

motivasyon

Motivasyonla ilgili araştırma yaptığımda üst yönetimden ziyade daha alt kısımdan yani çalışanlardan baz alınarak onların motivasyon durumunu incelemeye aldıklarını gördüm. Aslında, motivasyon çalışanlardan önce yöneticilerde ve hatta işverende aranmalı ve önce onların motivasyonlarını arttırıcı çalışmalar yapılmalıdır. Aslında motivasyon hiyerarşik bir süreç taşır.

Bunu şekillendirirsek;

Patron → Müdür → Yönetici → İşçi

Çünkü; motivasyonu yüksek olan bir patron etrafına pozitif bir enerji yayar. Bu enerji ilk alan yanındaki örgütten sorumlu müdürdür. Müdür yukardan aldığı pozitif enerji ile motivasyonu yüksek olur ve altındaki yönetici/ şef ‘ e bunu yayar ve o da bunu yanındaki çalışan işçilere yansıtır. Bu şekilde bir motivasyon zinciri oluşmuş olur.

Aynı zamanda işletme içinde üst yönetimden astlara kadar uzanan motivasyon yolu süreci örgüte iş tatmini ve performansı da yüksek düzeyde kazandırmış olur. Bu durum sayesinde PİM Döngüsü ( Performans- İş tatmini- Motivasyon) sağlanmış olunur.

Çalışma hayatı açısından baktığımız motivasyon yani sanıldığının aksine çalışandan değil yönetimde daha çok yüksek olması gereken bir unsurdur.

Benim tavsiyem ve savunduğum görüş olarak her şeyden önce kendimiz için şunu yapmalıyız; her sabah uyandığımızda artık yeni bir gün ile karşı karşıya olduğumuzu bilerek aklımızdan tüm olumsuz düşünceleri bırakıp, tamamen pozitif düşünceler içinde “her günün sabahı yeni bir başlangıçtır” diyerek başlayınız…

Aynaya baktığınızda günün ilk gülümsemesini kendinize yapınız”